Elektronisk generalforsamling

En ordinær generalforsamling i et aktieselskab, hvor det fysiske møde suppleres af muligheden for, at aktionærerne kan deltage elektronisk. Generalforsamlingen kan både afvikles halvt fysisk og halvt elektronisk, men det kan også afvikles udelukkende elektronisk jf. aktieselskabsloven.

I forbindelse med corona i 2020 vedtog Folketinget et sæt særregler for aktie- og anpartsselskaber, der giver mulighed for at afholde fuldstændig eller delvist digital generalforsamlinger uden vedtægtsmæssig hjemmel. I 2022 vil det kræve en hjemmel i vedtægterne, for at erstatte den fysiske generalforsamling med en udelukkende elektronisk generalforsamling. Du kan ligeledes lave vedtægtsændring med Lexly.

Hvad er en elektronisk generalforsamling?

Den elektronisek generalforsamling er en ordinær generalforsamling, der afvikles på en elektronisk platform, så aktionærerne kan deltage via internettet. Dette giver aktionærerne mulighed for at deltage i generalforsamlingen, selvom de ikke befinder sig på generalforsamlingens fysiske adresse.

Derudover giver en elektronisk generalforsamling aktionærerne mulighed for at følge med i generalforsamlingen på en mere fleksibel måde, da de ikke er afhængige af at være til stede på generalforsamlingens fysiske adresse.

Hvordan afvikles generalforsamlingen elektronisk?

En elektronisk generalforsamling afvikles på en elektronisk platform, der er godkendt af selskabets bestyrelse. Når den afholdes en elektronisk, skal der på platformen være mulighed for, at alle aktionærer kan deltage og afgive deres stemme.

Platformen skal også give mulighed for, at bestyrelsen og direktionen kan kommunikere med aktionærerne under generalforsamlingen. Dette giver aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelsen og direktionen og få et bedre indblik i selskabets aktiviteter.

Derudover giver en elektronisk generalforsamling aktionærerne mulighed for at følge med i generalforsamlingen på en mere fleksibel måde, da de ikke er afhængige af at være til stede på generalforsamlingens fysiske adresse.

Hvilke særlige regler gælder for elektroniske generalforsamlinger?

Ledelsen i selskabet fastsætter de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde oplysninger om, hvilke it-systemer der anvendes, og hvordan man benytter disse.

Det valgte it-system, skal kunne håndtere selskabslovens krav til afholdelse af generalforsamling, herunder kapitalejernes adgang til at deltage i samt ytre sig og stemme på generalforsamlingen. It-systemet skal ligeledes, på en sikker måde, kunne fastslå, hvilke kapitalejere der deltager i generalforsamlingen, hvilken kapital og stemmeret de repræsenterer samt resultatet af afstemningerne.

Fordele og ulemper

Fordele

En elektronisk generalforsamling giver aktionærerne mulighed for at deltage i generalforsamlingen, selvom de ikke befinder sig på selskabets hjemsted. Dette giver aktionærerne mulighed for at deltage i generalforsamlingen, selvom de ikke befinder sig på selskabets hjemsted.

Derudover giver den elektroniske generalforsamling også mulighed for, at flere aktionærer kan deltage i generalforsamlingen. Dette giver aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelsen og direktionen og få et bedre indblik i selskabets aktiviteter.

Ulemper

Der kan være nogle ulemper forbundet med en elektronisk generalforsamling. For det første kan det være svært at sikre, at alle aktionærer har adgang til generalforsamlingen. For det andet kan det være svært at sikre, at alle aktionærer har adgang til de samme informationer. Dette kan gøre det svært for aktionærerne at træffe beslutninger på generalforsamlingen.

Delvis elektronisk generalforsamling

I nogen sammenhænge vil det være oplagt at benytte sig af en delvis elektronisk generalforsamling. Medmindre selskabets vedtægter bestemmer noget andet, kan ledelsen/bestyrelsen, beslutte at der skal gives adgangs til en elektronisk forsamling som et supplement til det fysiske fremmøde. 

Den delvise elektroniske generalforsamling kræver ikke særlige vedtægtsbestemmelser. Dog må der ikke være et direkte forbud imod dette i selskabets vedtægter.

Hvorvidt der kan afholdes denne form for generalforsamling afhænger således af selskabets vedtægter. Hos Lexly kan vi nemt hjælpe dig med dit selskabs vedtægter. 

Videooptagelse af generalforsamling

Hvis generalforsamlingen bliver optaget på video og f.eks. sendt (live), så kapitalejere eller andre i øvrigt blot kan følge med i og overvåge generalforsamlingen uden at der er mulighed for at stemme, ytre sig osv., er der som udgangspunkt ikke tale om en elektronisk generalforsamling i henhold til selskabsloven.

I forbindelse med optagelse af generalforsamlinger, skal man være opmærksom på persondataloven. Det betyder at det deltagende selskab skal være informeret om optagelse og givet samtykke til dette, hvis det senere udgives. 

Hvorfor vælger man at afholde en elektronisk generalforsamling?

Der kan være mange grunde til, at man vælger at afholde denne form for generalforsamling. Måske er man træt af at skulle mødes fysisk, og man ønsker derfor at gøre det hele online. Måske er man også en virksomhed, der ønsker at spare tid og penge ved at afholde en elektronisk generalforsamling. Uanset hvad årsagen er, så er det en god idé at overveje, om denne løsning er det rigtige for dig.

Elektroniske generalforsamlinger kan være en god idé, hvis man ønsker at spare tid og penge. Det er ofte billigere at afholde generalforsamlingen elektronisk, da man ikke skal leje et lokale eller betale for forplejning. Man skal dog være opmærksom på, at der kan være nogle omkostninger forbundet med at afholde en generalforsamlingen elektronisk, såsom gebyrer for at leje et program eller et websted.

Konklusion

Elektroniske generalforsamlinger er blevet mere udbredt og tilbyder en fleksibel og økonomisk måde at afholde generalforsamlinger i aktieselskaber. Med mulighed for fuldt elektronisk eller delvis elektronisk generalforsamling kan aktionærer deltage uden at være fysisk til stede, hvilket øger engagement og involvering.

Det er dog vigtigt at overholde selskabslovens krav og sikre, at alle aktionærer har adgang til de nødvendige informationer. Ved at afveje fordele og ulemper kan virksomheder træffe den bedste beslutning for deres unikke situation.

Ofte stillede spørgsmål