LegalHero er et moderne og prisvenligt alternativ til traditionelle advokater og advokatfirmaer. Du kan læse mere om forskellen på advokat og jurist her.
GDPR & COVID-19
Selvom om COVID-19 uomtvisteligt er en ekstraordinær situation målt på stort set alle parametre, så skal virksomheder stadigvæk iagttage de persondataretlige regler i forbindelse med håndteringen af medarbejderes personoplysninger.
Der opstår særligt en problematik, når arbejdsgiveren forsøger at tage mere end almindeligt vidtgående skridt for at forhindre smittespredning blandt medarbejderne. Hvis en medarbejder er smittet - eller der er mistanke om, at den pågældende medarbejder er smittet - så skal man stadig iagttage de almindelige persondataretlige regler, herunder:
- Er der et legitimt formål med indsamlingen af personoplysninger?
- Hvilke oplysninger (herunder typer af personoplysninger) er nødvendige til formålet?
Det første spørgsmål kan forholdsvis let besvares, idet der i forbindelse med COVID-19 foreligger et legitimt formål med indsamlingen af en bred kategori af personoplysninger, navnlig for at forhindre smittespredning.
Det andet spørgsmål giver anledning til en anelse mere nuancering, idet flere forskellige typer af personfølsomme oplysninger kan være (og ikke være) relevante i forbindelse med behandlingen.
Dog vil de fleste almindelige personoplysninger kunne indsamles under arbejdsgiverens legitime interesser i at tilvejebringe et sikkert og virus-sikkert arbejdsmiljø. Dette hensyn vil i langt de fleste tilfælde veje tungere end hensynet til medarbejderens rettigheder under GDPR.
Regler om samtykke
Almindeligvist skal arbejdsgiveren indhente et udtrykkeligt samtykke fra medarbejdere, når arbejdsgiveren behandler medarbejdernes personoplysninger. I lyset af COVID-19 kan det dog diskuteres, hvorvidt et samtykke bør og skal indhentes i alle tilfælde, når behandlingen af personoplysninger sker under hensyn til arbejdsgiverens arbejdsretlige forpligtelser som fx Arbejdsmiljøloven.
Kort fortalt har arbejdsgiveren pligt til at tilvejebringe en sundt og sikkert arbejdsmiljø, mens arbejdstageren har krav på oplyst samtykke ved arbejdsgiverens behandling af personoplysninger.
En medarbejder, der hjemsendes under mistanke om smitte med COVID-19, har som udgangspunkt krav på at samtykke til arbejdsgiveren deling af denne information med virksomhedens resterende medarbejdere, samarbejdspartnere, kunder osv. Dog kan virksomheden argumentere for, at delingen af informationen er både saglig og legitim og at et samtykke derfor kan undgås i den pågældende situation.
Hver situation bør dog bero en konkret vurdering, og LegalHero anbefaler, at man rådfører sig med en juridisk ekspert inden man drager konklusioner.
Hvilke oplysninger må jeg registrere og videregive om mine ansatte?
Så længe der kun er tale om oplysninger, der ikke konkrete eller specifikke nok til at kunne anses for helbredsoplysninger, kan du frit registrere og videregive dem. Det gælder bl.a.:
- En medarbejder er syg (angiv dog ikke årsagen hertil).
- En medarbejder er i hjemmekarantæne (angiv dog ikke årsagen hertil)
- En medarbejder er hjemvendt fra et såkaldt "særligt risikoområde"
Må jeg registrere og videregive helbredsoplysninger om mine ansatte?
Under tidens ekstraordinære omstændigheder vil det antageligvist være berettiget, at du som virksomhed registrere og videregiver oplysninger, der kan anses for helbredsoplysninger. Disse typer af oplysninger kan fx være:
- En medarbejder er konstateret smittet med COVID-19
Det overordnede hensyn kan her være, at ledelsen og kollegaer derved er i stand til at træffe de nødvendige forholdsregler i forbindelse med smitten.
Hvad skal jeg gøre, før jeg registrer og videregiver oplysninger om mine ansatte?
Som altid gælder det for GDPR, at registreringer og/eller videregivelser af personoplysninger skal være saglige. Derudover bør det altid begrænses til det absolut minimale.
Derfor kan du i den følgende periode ifølge Datatilsynet overveje følgende:
- Er der en god grund til at registrere eller videregive oplysningerne?
- Er det nødvendigt af specificere oplysningerne eller kan formålet opnår ved at fortælle mindre?
- Er det nødvendigt at videregive navnet på den person, der er smittet og/eller i hjemmekarantæne?
LegalHero sidder klar til at hjælpe med at svare på dine spørgmål
Sidder du med et presserende spørsmål i forbindelse med din håndtering af COVID-19 og dine medarbejdere, så tag fat i os. Opret din opgave i vores platform og få hjælp med det samme. Du er også velkommen til at ringe os op på +45 71 99 88 20.
Ofte stillede spørgsmål
Generelt skal arbejdsgivere indhente samtykke, men i lyset af COVID-19 og arbejdsgiverens arbejdsretlige forpligtelser, kan det diskuteres, om samtykke altid er nødvendigt. Det afhænger af situationen og om behandlingen af oplysningerne er saglig og legitim.
Du kan registrere og videregive oplysninger, der ikke er specifikke nok til at anses for helbredsoplysninger, som f.eks. at en medarbejder er syg, i hjemmekarantæne eller hjemvendt fra et risikoområde. Angiv dog ikke årsagen hertil.
Under de ekstraordinære omstændigheder kan det være berettiget at registrere og videregive helbredsoplysninger, som f.eks. om en medarbejder er smittet med COVID-19, for at træffe nødvendige forholdsregler i forbindelse med smitten.